山东省装备制造业协会档案管理规定

第一章 总则

第一条 为加强山东省装备制造业协会（以下简称“协会”）档案管理工作，有效地保护和利用档案资源，维护协会的合法权益，特制订本规定。

第二条 本规定所称的档案是指过去和现在协会从事各项业务、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对协会有保存价值的各种文件、文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶片、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

第三条 协会秘书处有保护档案的义务。

第四条 协会档案工作实行统一领导，分级保管和查阅的原则。

第二章 档案管理机构及其职责

第五条 协会秘书处指定专人负责档案管理工作。

第六条 档案工作由协会会长统一领导，协会秘书处负责接收，收集、整理、立卷、保管档案工作。

第七条 协会秘书处应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。

第三章 档案的管理

第八条 档案整理办法：

（一）方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。

（二）步骤：

1、收集  当年立前一年的卷，并预立当年的卷。

2、整理  根据分类和成立时间整理。

3、分类  根据类别分类方法分类

4、立卷  区分不同价值确定保管期限：主要分永久、长期、短期三种。

第九条 档案的过程管理工作：凡属于协会各种文件、文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶片、荣誉实物、证件等保管的档案资料，在事件结束后需归档的必须及时移交挡案室保管，任何人不得据为己有。

第十条 档案的监督工作由协会秘书长担任。负责监督档案总目录、预立卷材料的目录，并进行定期或不定期的检查，监督档案的管理工作。

第十一条 档案的销毁工作须报协会会长批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。

第十二条 协会档案的分类及编号，要求要按有关档案分类及编号进行操作。

第十三条 协会在开展对外业务中签署的各种经济合同按《合同管理规定》处理。

第十四条 档案的借阅工作，必须按要求应填写好档案查阅单，一般不得随意外带有关协会重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经秘书长核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。

第四章 档案备份制度

第十五条 协会所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。

第十六条 协会秘书处应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案，按《计算机管理办法》管理。

第五章 处理条例

第十七条 有下列行为之一，据情节轻重，给予100-500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：

1. 毁损、丢失或擅自销毁协会档案；

2. 擅自向外界提供、抄摘协会档案；

3. 涂改、伪造档案；

4. 未及时上报归档或管理不善的档案管理者；

5. 未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）。

第六章 责任

第十八条 本制度适用协会全体工作人员。

第十九条 本制度监督责任人为协会秘书长，第一责任人为指定的资料管理员。

第七章  附则

第二十二条  本制度由秘书处负责修订和解释。

第二十三条  本制度经协会批准成立之日起实施。

第二十四条  本制度。

本办法已经2016年12月28日第一次会员大会讨论通过。

山东省装备制造业协会

2016年12月28日